ООО «ТМ Софт», г. Москва
Платформа управления проектами и портфелями ProProject
Руководство пользователя
Аннотация
Настоящее руководство содержит описание практического использования ПО «Платформа управления проектами и портфелями ProProject» (далее по тексту — «Система» или «ProProject»).
Также перечислены возможные сбои ПО и действия по устранению возникших аварийных ситуаций.
В конце документа приведены рекомендации по освоению ПО.
Содержание
1. Введение
1.1 Область применения
1.2 Краткое описание возможностей
1.3 Уровень подготовки пользователя
2. Назначение и условия применения
2.1 Виды деятельности, функции и характеристики
2.2 Условия, при соблюдении которых обеспечивается корректная работа системы
2.2.1 Программное обеспечение
2.2.1.1 Системное и базовое программное обеспечение
2.2.1.2 Рабочие места операторов и администраторов Системы
2.2.1.3 Прикладное программное обеспечение
2.2.2 Аппаратное обеспечение
2.2.2.1 Сервер приложений
2.2.2.2 Сервер баз данных
2.2.2.3 АРМ пользователей
3. Подготовка к работе
3.1 Состав и содержание дистрибутивного носителя данных
3.2 Запуск Системы
3.3 Порядок проверки работоспособности
4. Описание операций
4.1 Рабочий стол
4.2 Реестр проектов
4.3 Меню дашбордов
4.4 Библиотека документов
4.5 Подсистемы управления оргструктурой, компанией и подразделениями
4.5.1 Подразделение
4.5.2 Оргструктура
4.5.3 Компании
4.6 Подсистема управления проблемами
4.7 Подсистема управления задачами проекта
4.8 Администрирование
4.9 Работа в панели управления
5. Аварийные ситуации
6. Рекомендации к освоению
Перечень принятых сокращений
1. Введение
1.1 Область применения
Областью применения Системы является организация и управление рабочим процессом на множестве проектов.
Система предназначена для удобства отслеживания статусов проектов и контроля за выполнением задач и решением проблем, возникающих при работе с проектами.
ProProject представляет собой модульную систему, состоящую из специализированных подсистем, устанавливаемых в зависимости от требований заказчика.
1.2 Краткое описание возможностей
Система предназначена для организации следующих процессов:
1) Контроль за общим состоянием проектов и портфелей проектов;
2) Распределение рабочего процесса между всеми его участниками;
3) Решение возникающих проблем и выполнение поставленных задач;
4) Учет и мониторинг всех ресурсов, связанных с проектами.
Система имеет модульную структуру с возможностью производить расширение функциональности.
Расширение функциональности Системы возможно за счёт подключения дополнительных специализированных программных модулей (плагинов).
Это позволяет дополнить функционал системы по требованиям пользователя.
1.3 Уровень подготовки пользователя
Для работы с Системой создается ряд рабочих мест, включая рабочие места для операторов, инженеров, администраторов.
Сотрудники должны обладать необходимой квалификацией для эксплуатации персональных компьютеров, знать общие основы управления проектами и общие требования к взаимодействию с подсистемами, поддерживающими бизнес-процесс данного пользователя.
2. Назначение и условия применения
2.1 Виды деятельности, функции и характеристики
Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:
1) управление проектами и портфелями проектов;
2) удобный просмотр деталей проектов в форме диаграмм Ганта и канбан-досок;
3) контроль за выполнением задач и решением проблем;
4) формирование отчетов.
Реестр проектов обеспечивает выполнение следующих функций:
1) Отображение полного списка проектов компании с возможностью фильтрации и сортировки по выбранным параметрам;
2) Создание новых проектов и режим быстрого редактирования существующих;
3) Выгрузка настроенного отображения проектов в Excel;
4) Управление отдельными проектами и всеми их основными частями;
5) Календарные планы и канбан-доски проектов.
Меню дашбордов обеспечивает выполнение следующих функций:
1) Формирование и просмотр отчетов из разных модулей системы;
2) Выгрузка статусных отчетов в формате .PPT;
3) Аналитика по проблемам.
Библиотека документов обеспечивает выполнение следующих функций:
1) Просмотр и добавление документов в Систему;
2) Загрузка новых версий документов;
3) Организация документов по группам.
Подсистемы управления оргструктурой, компанией и подразделениями обеспечивают выполнение следующих функций:
1) Календарные планы и канбан-доски подразделений;
2) Отображение и управление списком компаний и сотрудников;
3) Добавление новых подразделений и пользователей в Систему.
Подсистема управления проблемами обеспечивает выполнение следующих функций:
- Отображение полного списка зафиксированных проблем и списка актуальных проблем;
- Просмотр деталей проблем;
- Отображение областей проблем, причин и предлагаемых решений.
2.2 Условия, при соблюдении которых обеспечивается корректная работа системы
2.2.1 Программное обеспечение
В качестве базовых технологий и платформ Системы используются технологии и платформы Linux.
2.2.1.1 Системное и базовое программное обеспечение
Программное обеспечение Системы функционирует на базе системного и базового ПО.
На сервере приложений Системы должно быть установлено следующее системное и базовое программное обеспечение:
- Сервер 1 (ядро системы): ОС Linux Ubuntu 18.04 или выше, SSH-сервер.
- Сервер 2 (Веб-сервер): ОС Linux Ubuntu 18.04 или выше, веб-сервер Nginx, SSH-сервер.
На сервере баз данных Системы установлено следующее системное и базовое программное обеспечение:
- ОС Linux Ubuntu 18.04 или выше;
- СУБД PostgreSQL;
- SSH-сервер.
2.2.1.2 Рабочие места операторов и администраторов Системы
На автоматизированных рабочих местах операторов и администраторов Системы установлено следующее системное и базовое программное обеспечение:
- операционная система Windows или Linux;
- один из следующих браузеров:
- Google Chrome версии 45 и выше;
- Яндекс Браузер версии 16 и выше.
2.2.1.3 Прикладное программное обеспечение
Прикладное программное обеспечение на серверах Системы включает:
- Сервер 1 — Ядро Системы,
- Сервер 2 — Веб-сервер.
2.2.2 Аппаратное обеспечение
Аппаратное обеспечение Системы состоит из серверов приложений и баз данных, а также клиентских рабочих мест.
Приложения и базы данных могут работать в среде виртуализации. Кроме того, для функционирования Системы используется сеть ЛВС.
2.2.2.1 Сервер приложений
Серверы приложений Системы имеют следующие характеристики:
Сервер 1:
- Процессор — от 4 ядер, от 2.1 ГГц;
- ОЗУ — от 8 Гб;
- ПЗУ — от 240 Гб, рекомендуется использование SSD-накопителей и резервирования;
- Сеть — от 1 Гбит/с
Сервер 2:
- Процессор — от 2 ядер, от 2.1 ГГц;
- ОЗУ — от 4 Гб;
- ПЗУ — от 120 Гб, рекомендуется использование SSD-накопителей и резервирования;
2.2.2.2 Сервер баз данных
Сервер баз данных Системы имеет следующие характеристики:
- Процессор — от 8 ядер, от 2.5 ГГц;
- ОЗУ — от 16 Гб;
- ПЗУ — от 500 Гб, рекомендуется использование SSD-накопителей и резервирования;
- Сеть — от 1 Гбит/с, рекомендуется 10 Гбит/с.
2.2.2.3 АРМ пользователей
Для запуска и нормального функционирования клиентского программного обеспечения необходим персональный компьютер со следующими минимальными требованиями:
- компьютер с ОС не ниже Windows 7 (предпочтительно Windows 10) и не менее 2 Гб оперативной памяти или ОС Linux — коробочные или свободно распространяемые версии дистрибутивов Linux, рекомендуется Ubuntu (не ниже версии 16.04).
- монитор с диагональю не менее 24 дюймов;
- мышь;
- клавиатура.
3. Подготовка к работе
3.1 Состав и содержание дистрибутивного носителя данных
Для работы с Системой необходимо программное обеспечение, описанное в п. 2.2.1.2 «Рабочие места операторов и администраторов Системы».
3.2 Запуск Системы
Запуск программного обеспечения на рабочем месте:
1. Запустить браузер.
2. В адресной строке браузера ввести « http://<IP-адрес или доменное имя Системы> » , нажать выполнить (Enter).
3. Появится всплывающее окно для аутентификации пользователя.
4. Ввести «Электронную почту» пользователя, «пароль» и подтвердить нажатием «Войти в систему».
5. Запустится клиентское программное обеспечение.
Первый вход в Систему производится под именем и паролем пользователя, заданным при установке Системы.
Рекомендации по созданию пользователей описаны в разделе 6 данного документа.
3.3 Порядок проверки работоспособности
Программное обеспечение работоспособно, если в результате действий пользователя, изложенных в п. 3.2, на экране монитора отображается главное окно клиентского приложения без выдачи пользователю сообщений о сбое в работе.
4. Описание операций
4.1 Рабочий стол
Рабочий стол обеспечивает взаимосвязь между элементами и модулями системы, предлагая быстрый доступ к основным функциям. На этом уровне осуществляется контроль за связанными с пользователем проектами, задачами и проблемами.
Чтобы открыть раздел, нужно нажать на кнопку "Главная" (“Мой рабочий стол”) в левом верхнем углу основного окна клиентского приложения.
Раздел содержит следующие пункты:
1) Мои проекты
2) Мои задачи
3) Мои проблемы
4.2 Реестр проектов
Для создания нового проекта необходимо нажать левой кнопкой мыши по значку "+". В появившемся поле необходимо заполнить все поля и нажать кнопку “Сохранить”, чтобы новый проект был создан.
Для просмотра деталей нового проекта необходимо нажать левой кнопкой мыши на проекте в списке проектов. Для удаления, приостановки или отмены проекта, нажмите кнопку “Управление проектом”.
Для актуализации статуса проекта необходимо нажать на кнопку “Обновить статус”. В появившемся окне необходимо заполнить поля в разделе “Общий”. Раздел “Индикаторы” содержит информацию о деталях проекта.
Раздел "Информация" (“Атрибуты проекта”) содержит информацию обо всех атрибутах проекта и позволяет редактировать их.
Для просмотра состояния проекта в виде диаграммы Ганта войдите в раздел “План” в верхнем меню. Для отображения канбан-доски проекта, перейдите в раздел “Канбан” в верхнем меню.
Также на экране управления проектом можно получить доступ к следующим разделам в верхнем меню:
- Проблемы
- Документы
- Бюджет
- Участники
4.3 Меню дашбордов
Для отслеживания различной статистики компании необходимо нажать на кнопку «Дашборды» в левом меню. В открывшемся меню отображаются все доступные для просмотра дашборды.
Помимо дашбордов, предоставляемых в базовой комплектации ПО, существует возможность добавлять дополнительные дашборды. Через данное меню пользователь может получить доступ к различной статистике, связанной с работой компании и реализации проектов.
4.4 Библиотека документов
Для получения доступа к библиотеке документов, необходимо нажать на кнопку “Документы” в левом меню.
В данном разделе можно добавлять новые документы, выбирать их тип и создавать описания к ним. Для существующих документов есть возможность редактировать их, удалять, а также загружать более новые версии.
4.5 Подсистемы управления оргструктурой, компанией и подразделениями
В системе существует несколько инструментов для работы с ресурсами компании в целом.
4.5.1 Подразделение
В разделе “Подразделение” можно просматривать все задачи и вехи, связанные с подразделением, к которому привязан пользователь. Просмотр возможен в виде календарного плана и канбан-доски.
4.5.2 Оргструктура
В этом разделе можно добавлять подразделения и пользователей, а также просматривать основную информацию о существующих пользователях.
4.5.3 Компании
В разделе “Компании” можно просматривать информацию о существующих компаниях и создавать новые.
4.6 Подсистема управления проблемами
Раздел “Проблемы” в левом меню позволяет просмотреть полный список зафиксированных проблем (а также список только актуальных проблем).
Также существует возможность управлять деталями проблем прямо из этого раздела.
4.7 Подсистема управления задачами проекта
Создать новую задачу можно в подразделах “План” и “Канбан” в меню проекта.
Для создания задачи необходимо заполнить обязательные поля.
5. Аварийные ситуации
Перечень аварийных ситуаций:- несоблюдение условий эксплуатации и технического обслуживания Системы;
- отказ носителей информации или обнаружение ошибок в данных, требующих восстановление программ и/или данных;
- несанкционированное вмешательство в базу данных Системы;
- другие аварийные ситуации.
Обслуживание Системы осуществляют технические специалисты службы технической поддержки Системы по компьютерному, сетевому, телекоммуникационному оборудованию, операционным системам, системам управления базами данных.
Основная задача — обеспечение устойчивого функционирования системного программного обеспечения и оборудования, устранение отказов и проведение мероприятий по резервному копированию и восстановление информации, выполнение плана восстановления функционирования после аварий.
6. Рекомендации к освоению
Для успешного освоения программного обеспечения необходимо иметь навыки работы с ПК и изучить настоящее руководство.Рекомендации по освоению операций применения и управления Системой совпадают с рекомендациями, используемыми при освоении иных средств управления сходного типа.
Рекомендации включают приобретение необходимого опыта в процессе применения Системы.
Перечень принятых сокращений
ПО — программное обеспечениеСистема — платформа управления проектами и портфелями ProProject